Курсовая №3854 Моделирование процесса «Управление информацией»

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Общее описание модель Финансового университета 5
1.1 Характеристика Финансового университета 5
1.2 История ресурсы Финансового университета 8
1.3 Миссия цели и стратегия Финансового университета 12
2 Разработка модели процесса «Управление информацией» 14
2.1 Разработка верхнего уровня описания процесса «Управление информацией» 14
2.2 Детализация процесса «Управление информацией» 22
2.3 Разработка дополнительных диаграмм процесса «Управление информацией» 23
3 Анализ и документирование процесса «Управление информацией» 29
3.1 Функционально-стоимостной анализ процесса 29
3.2 Анализ процесса на основе свойств определённых пользователем 29
3.3 Другие виды анализа процесса «Управление информацией» 30
3.4 Разработка шаблона отчета по процессу «Управление информацией» 31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32
ПРИЛОЖЕНИЕ A Бланк «Начало моделирования» 35
ПРИЛОЖЕНИЕ B Отчёт по функционально-стоимостному анализу 38
ПРИЛОЖЕНИЕ C Результат отчёта по модели в BWin 40

Работа № 3854. Это ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ работы, цена оригинала 1000 рублей. Оформлен в программе Microsoft Word.

Оплата. Контакты

ВВЕДЕНИЕ
В Финансовом университете существует Единая правовая база в которой находятся различные бизнес-процессы университета. В эту базу входит процесс «Управление информацией без которого университет существовать не может. Он является одним из важнейших составляющих Финуниверситета.
Поэтому целью моей курсовой работы является организация и осуществление процесса «Управление информацией».
Объектом исследования данной работы является – Финансовый университет при правительстве РФ.
Предметом моей работы — моделирование процесса «Управление информации» в Финансовом университете при правительстве РФ.
В задачи моей темы «моделирование процесса «Управление информацией» в Финансовом университете» входит рассмотрение основных методов моделирования процесса обоснование методики моделирования процесса определение и визуализация нотации представления процесса анализ процесса определение вывода по сформированной модели.
В моей курсовой работе применяются следующие методы исследования анализ описание формализация и обобщение.
А также инструменты моего исследования в курсовой работе литература по разделу «бизнес-процессы» документ «Приказ 21380 О третьей редакции стандарта карты процесса СМК КП 5.5.31 «Управление информацией от 17 декабря 2013».
В структуру курсовой работы входят 3 раздела.
В первом разделе моей курсовой работы представлена краткая характеристика компании и направлений ее деятельности история ресурсы компании миссия цели компании схема взаимодействия с внешними контрагентами
Во втором разделе моей курсовой работы представлены следующие этапы вербальное описание процесса формулировка цели процесса определение места цели процесса в системе целей компании определение показателей процесса типа процесса указание и характеристика владельца процесса а также результаты моделирования процесса.
В третьем разделе моей курсовой работы представлены анализы моделей процессов и документирование моделей процессов в том числе с помощью инструмента ERwin Process Modeler. А именно функционально-стоимостной анализ процесса анализ на основе свойств определённых пользователем другие виды анализа процесса.
Я считаю что процесс «Управление информацией» является неотъемлемой составляющей Финансового университета. Без этого процесса Финуниверситет не сможет удовлетворить потребности личности в образовательном научном интеллектуальном культурном нравственном и духовном развитии заняться развитием наук посредством научных исследований заняться распространением знаний среди населения страны сохранением и приумножением нравственных культурных и научных ценностей общества.
Заключительная часть моей курсовой работы должна содержать разработку шаблона отчета по процессу «Управление информацией» в Финансовом университете.
1 Общее описание модель Финансового университета
1.1 Характеристика Финансового университета
Официальное название Финансового университета — Государственное Федеральное Образовательное Бюджетное Учреждение Высшего Профессионального Образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» Federal State-Funded Educational Institution of Higher Professional Education «Financial University under the Government of the Russian Federation».
Официальный адрес Финуниверситета Российская Федерация 125993 ГСП-3 г. Москва Ленинградский проспект 49. Сайт университета www.fa.ru.
Ректором университета является — Михаил Абдурахманович Эскиндаров доктор экономических наук профессор заслуженный деятель науки Российской Федерации член-корреспондент Российской Академии Образования.
Финансовый университет выступает юридическим лицом. С момента регистрации университет имеет лицевые счета которые открыты в территориальных органах Федерального казначейства счет в иностранной валюте самостоятельный баланс печать с изображением Государственного герба РФ штампы бланки и иные реквизиты товарный знак. Университет от собственного имени приобретает имущественные и личные неимущественные права а так же выступает в качестве истца и ответчика в суде арбитражном и третейском судах. Университет разрабатывает системы обеспечения поддержания и повышения качества подготовки специалистов с высшим средним послевузовским и профессиональным дополнительным образованием.
В задачи Финансового университета выходит
• реализация образовательных программ среднего высшего послевузовского и дополнительного профессионального образования по специальностям установленным в соответствии с государственными стандартами
• проведение по всем правилам фундаментальных и прикладных научных исследований направленных на решение важнейших современных проблем экономики и разработка планов ее развития социальных и правовых проблем использование результатов исследования в образовательном и научном процессе. Проводится исследовательская работа по заданию Правительства РФ и подготовка предложений и рекомендаций в области социальной и экономической политики
• подготовка переподготовка и повышение квалификации специалистов со средним и высшим профессиональным образованием и научно-педагогических кадров высшей квалификации в том числе федеральных государственных гражданских служащих и субъектов РФ
• проведение информационного обеспечения всех структурных подразделений Финансового университета работников и обучающихся
• ведение редакционно-издательской деятельности разработка выпуск и соответственно распространение учебных пособий и хрестоматий методических пособий научной справочной и другой литературы периодических изданий обучающих программ и актуальных информационных материалов связанных с текущим образовательным процессом а также научной деятельности в соответствии с нынешним Уставом законодательства РФ.
В состав университета входят
• представительства факультеты и кафедры филиалы аспирантура и докторантура библиотечно-информационный комплекс.
• В том числе подразделения дополнительного профессионального образования и другие структурные подразделения осуществляющие образовательную научную финансово-экономическую информационно-аналитическую и любую деятельность предусмотренную законодательством РФ и настоящим Уставом.
• Объекты социальной инфраструктуры медицинские пункты общежития студенческие столовые и другие структурные подразделения.
В одном из ведущих вузов России – Финансовом университете реализуется 12 направлений подготовки бакалавров 28 профиля подготовки 11 направлений подготовки магистров более чем 50 магистерских программ 9 базовых образовательных программ среднего профессионального образования 10 программ МВА и 108 программ повышения квалификации и переподготовки.
Финансовый университет придерживается высочайших стандартов и владеет всеми необходимыми подтверждающими документами. Таким образом университету был выдан Сертификат соответствия системе менеджмента качества. Эта система была тщательно проверена и признана соответствующей стандарту ИСО 90012008 в отношении разработки и реализации образовательных программ высшего послевузовского и дополнительного профессионального образования научно-исследовательской деятельности.
Филиалы университета действуют в разных городах таких как Санкт Петербург Бузулук Благовещенск Звенигород Красноярск Киров Осташков Пермь Самара Ульяновск Ростов Уфа.
В 2011 году к университету был присоединен Московский государственный колледж электроники и информатики. Это событие ознаменовалось присоединением филиалов колледжа и введение их в структуру университета. Филиалы расположены в Архангельске и Брянске Сургуте и Барнауле Краснодаре Калуге Владимире Волгограде и т.д.
1.2 История ресурсы Финансового университета
В Финансовом Университете имеются внутренние и внешние нормативно-правовые акты.
Во внутренние нормативно-правовые акты входят
• Устав университета
• штатное расписание
• положение о структурных подразделениях
• должностные инструкции
• учебные планы специальностей направлений профилей
• планы работы университета и структурных подразделений приказы
• распоряжения и другие.
Во внешние нормативно-правовые акты входят
• законы РФ
• указы Президента РФ
• постановления Правительства РФ
• подзаконные акты нормативные документы Минобрнауки РФ в том числе ФГОС всех уровней профессионального образования стандарты и другие.
К локальным нормативным актам относятся – объединенная правовая база Финансового университета.
Данная база включает в себя организационно-правовые документы Финуниверситета организация делопроизводства организация учебного процесса регламент учета педагогической нагрузки методическая работа прием и зачисление студентов социальная и воспитательная работа инновационная и научная деятельность послевузовское профессиональное образование международная деятельность. А также документы Ученого совета Финансового университета дополнительное профессиональное образование управление информацией финансовый менеджмент управление бухучета ПФУ КРУ управление персоналом отдел по развитию и координации деятельности филиалов управление инфраструктурой материально-техническая база библиотечное и информационное обслуживание управление закупками довузовская подготовка к поступлению в вуз самообследования.
Решение о создании в России первого в истории специализированного финансового вуза было принято в 1917 году Народным комиссариатом финансов. В 1919 году 2 марта состоялось его открытие ректором стал выпускник МГУ заместитель финансов Наркома — Боголепов Д.П. Позже в 1946 произошло объединение с Московским кредитно-экономическим институтом Госбанка СССР. Таким образом был создан Московский финансовый институт в дальнейшем он был преобразован в Государственную финансовую академию что произошло в 1991. Год спустя появилась Финансовая академия при Правительстве России. Статус университета был присвоен лишь в 2010 году. 2011 год стал периодом присоединения Всероссийского заочного финансово-экономического института и Московского государственного колледжа информатики и электронной техники и новое структурные подразделение — государственный университет Министерства финансов Российской Федерации и Всероссийская Государственная налоговая академия. В 2014 году 18 января вышло постановление о том что ректор ВУЗа должен назначаться Правительством РФ.
С 2014 года вузу присвоен рейтинговый класс «В» что в свою очередь означает высочайший уровень подготовки студентов. Класс «А» достался единственному вузу МГУ из всех остальных в СНГ.
В Финансовом университете есть платные и бесплатные услуги среднего высшего и среднего образования. Они включают в себя такие программы как подготовка бакалавриата специалистов магистров педагогически-научных кадров аспирантов и конечно дополнительное профессиональные образование повышение квалификации и проф. переподготовка.
В платные услуги входит
• обучение на подготовительных курсах
• преподавание специальных курсов и циклов дисциплин
• углубленное изучение дисциплин не предусмотренных образовательными программами и федеральным государственным образовательным стандартом
• реализация программ двойного диплома в рамках договоров о сотрудничестве с зарубежными образовательными организациями
• прикрепление лиц для сдачи кандидатских экзаменов
• прикрепление лиц для подготовки диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук без освоения программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре
• предоставление средств выделяемых из федерального бюджета на дополнительные услуги по проживанию пользованию хозяйственными и коммунальными услугами в общежитиях а также гостиничные услуги лицам прибывающим в университет для осуществления образовательной и научной деятельности
• услуги учебно-оздоровительного комплекса «Лесное озеро» созданного для отдыха взрослых и детей.
В бесплатные услуги входит
• информационный и библиотечный комплекс научных учебных и иных подразделений университета
• оформление студенческого билета и соответственно социальной карты учащегося
• все услуги направленные на подготовку и проведение заседаний переговоров конференций выставок круглых столов и других похожих мероприятий которые главным образом связаны с основными видами деятельности университета
• область досуговой и культурной деятельности. А именно спортивно-оздоровительные услуги работникам и обучающимся университета иным лицам осуществляющим научную и образовательную деятельность.
Сегодня Финуниверситет владеет развитой информационно-технологической инфраструктурой. В эту инфраструктуру входят такие элементы как мощная база компьютерной техники 27 тысяч рабочих станций и 75 серверов полностью оборудованные компьютерные классы более 38 локальные сети во всех корпусах проводные и беспроводные современная система технических средств обучения аудитории которые полностью оснащены проекционными системами более 124 три конференц-зала оснащенных современными технологиями распределенная телефонная сеть.
Следуя современным тенденциям университет создал и сейчас занимается развитием собственных порталов к числу которых относятся корпоративный портала fa.ru портала дистанционного образования dofa.ru и информационно-образовательный портал portal.ufrf.ru. Дистанционное обучение происходит с обеспечением слушателей цифровыми и текстовыми презентационными и видеоматериалами. Функционирует так же проверка и самопроверка письменных работ на плагиат.
Библиотека университета обеспечивает студентам и другим слушателям оперативный доступ к традиционным печатным источникам и к электронным научно- образовательным ресурсам. В том числе предусмотрен удаленный доступ к определенному числу мировых информационных ресурсов терминалам Bloomberg базам данных Всемирного банка Reuters Oxford University Press Sage Publications СПАРК Альпина Паблишерз и т.д.. Во всех корпусах учебного заведения доступны единые диспетчерские пункты ведется техническая поддержка.
1.3 Миссия цели и стратегия Финансового университета
Миссией Финансового университета является обеспечение многоуровневого высочайшего качественного образования соответствующего международным стандартам качества.
Финансовый университет все время развивается и ставит перед собой новые цели для повышения качества образования. Многие их них указаны на древе целей Финансового университета на рисунке 2.
Одной из важнейших стратегических целей Финуниверситета является выполнение задач современного научного образовательного исследовательского консалтингового и методического центра в поле деятельности финансово-экономических наук присоединение к ведущим мировым университетам и применение значительного теоретического и практического вклада в современное инновационное развитие и всемирную глобальную конкурентоспособность России.
Связи образующиеся при взаимодействии с внешними контрагентами Финуниверситета можно рассмотреть на рисунке 3. На нем показано взаимодействие с поставщиками с обеспечивающими организациями а также с Государственными органами организациями компаниями и различными ВУЗами. С помощью различных ресурсов услуг законов и подзаконных актов сотрудников создается отчетность Финансового университета а также выпускаются квалифицированные специалисты. Благодаря этой схеме можно интегрально управлять движением ресурсов и услуг от различных организаций и компаний.
Рисунок 2 — Дерево целей Финансового университета
Рисунок 3 — Схема взаимодействия Финансового университета с контрагентами в DFD
2 Разработка модели процесса «Управление информацией»
2.1 Разработка верхнего уровня описания процесса «Управление информацией»
Процесс «Управление информацией» состоит из ряда действий сбор анализ и осуществление разработки информации согласование и утверждение информации распределение учет контроль и хранение информации а также внесение изменений и изъятие информации.
Существует алгоритм процесса «Управление информацией» состоящий из 9 последовательных шагов действий
1 Управление документированной информацией – на этом шаге осуществляем разработку и оформление внутреннего документа получение документа из внешних источников передаем документ на рассмотрение подписание оформление и передачу исполнителям работникам общего отдела УДструктурных подразделений рассматриваем вопрос «Требуется ли составление внутреннего документа». Если требуется то занимаемся разработкой и оформлением внутреннего документа иначе рассматриваем следующий вопрос «Требуется ли составление исходящего документа». Если требуется то производим разработку оформление и подписание исходящего документа а так же отправление документов если нет то просто отправляем документы. Далее рассматриваем следующий вопрос «Требуется размещение документа на корпоративном портале». Если да то этот документ размещаем на корпоративном портале иначе переходим к следующему вопросу «Требуется размещение документа на информационно-образовательном портале». Если требуется то этот документ размещаем на информационно-образовательном портале иначе сразу переходим к заключительному пункту — хранению и архивации информации.
2 Организация функционирования информационно-образовательного портала и корпоративного портала – на этом шаге осуществляем и получаем заявку на размещение материалов или модернизацию. Далее рассматриваем вопрос такой вопрос как «Требуется ли изменения дизайна». Если требуется то разрабатываем новый дизайн иначе сразу переходим к пункту утверждение нового дизайна. Далее отвечаем на еще один вопрос « Требуется обеспечение новых функциональных возможностей». Если требуется то занимаемся разработкой нового программного обеспечения и вводом в эксплуатацию этого программного обеспечения иначе сразу переходим к пункту размещение материалов.
3 Создание учетной записи и электронного почтового ящика работника – на этом шаге занимаемся такими действиями как заявка на создание учетной записи работника создание учетной записи работника заявка на создание электронного почтового ящика работника создание электронного почтового ящика работника активация учетной записи работника.
4 Регистрация в системе электронного документооборота и создание электронной подписи руководителя – на этом шаге отправляем заявку на регистрацию в системе электронного документооборота проводим регистрацию работника в СЭД далее отправляем заявку на создание корпоративной электронной подписи руководителя создаем корпоративную электронную подпись руководителя и наконец устанавливаем корпоративную электронную подпись.
5 Техническая поддержка пользователей – на этом шаге занимаемся следующими действиями обращение за технической поддержкой рассмотрение заявки пользователя исполнение заявки пользователя и уведомление об исполнении.
6 Размещение презентации в аудитории и доступ к системам динамического проецирования СДП – на этом шаге занимаемся такими действиями как загрузка файла презентации размещения файла презентации получение комплекта направления СДП активация СДП а также получение доступа и запуск файла презентации.
7 Размещение информации в СМИ – на этом шаге занимаемся следующими действиями формирование стратегии и тактики рекламы Финуниверситета в СМИ выявление потребности подразделений анализ медиа-рынка согласование условий размещения рекламно-информационных материалов утверждение медиа-плана реализация медиа-плана.
8 Организация и участие в выставках – на этом шаге занимаемся следующими действиями выявление ожиданий потребителя оценка рынка выставочных мероприятий разработка плана участия в выставках оформление выставочной заявки планирование экспозиции участие в выставке оформление отчетных документов.
9 Анализ результативности функционирования процесса – в конце года на основании полученных документов владельцем процесса производится анализ функционирования процесса который оформляется в виде отчета по форме Ф-КП 5.5.31-13. Отчет отправляется в управление менеджмента качества. В результате анализа отчета владельцем процесса предусматриваются корректирующие действия в том числе предупреждающими действиями в соответствии с требованиями СТО ДП 8.5.21 Корректирующие действия и СТО ДП 8.5.31 Предупреждающие действия.
Цель процесса – организация и осуществление процесса управления информацией удовлетворение потребностей личности в образовательном научном интеллектуальном культурном нравственном и духовном развитии а также постоянное его совершенствование. Цель процесса «Управление информацией» является одной из составляющих основных целей Финуниверситета так как сам процесс «Управление информацией» входит в Единую правовую базу Финуниверситета.
У процесса «Управление информацией» также существуют показатели такие как результативность обработки документов эффективность рекламной деятельности результативность оперативного взаимодействия руководителей.
Владельцем процесса является директор по информационным технологиям который несет ответственность за
• определение технологии процесса
• разработку внедрение применение и внесение изменений в настоящий стандарт
• достижение целей процесса
• полноту изложенных в настоящем стандарте процедур и требований для обеспечения качества
• установку требований к ресурсам информации входным и выходным данным управляющим воздействиям осуществление взаимосвязи с другими процессами
• мониторинг контроль и анализ разработку корректирующих и предупреждающих действий постоянное улучшение процесса.
Процесс «Управление информацией» является одним из основных и важнейших процессов Финуниверситета. Поставщиками и клиентами являются внешние организации внешние и внутренние потребители работники Финуниверситета обучающиеся Финуниверситета и физические лица.
Существуют входы которые процесс получает от поставщиков самого процесса – это входящие документы информация СМИ результаты опросов и иная информация в т.ч. изменения в законодательной и нормативно-правовой базе результаты рейтингов. А также существуют выходы которые процесс генерирует для своих клиентов исходящие документы внутренние документы электронные документы размещенные на информационно-образовательном портале электронные документы размещенные на корпоративном портале информация размещенная в СМИ в форме статей обзоров интервью и прочее а также отчеты сметы и иные документы по результатам участия в выставках. Для наглядности на рисунке 4 изображено описание окружения процесса « Управление информацией».
Целью моделирования процесса «Управление информацией» является представление деятельности процесса «Управление информацией» Финуниверситета которая обеспечивает организацию и осуществление основных действий данного процесса для улучшения функционирования управления и совершенствования производства. Точкой зрения является директор по информационным технологиям.
Процесс «Управление информацией» строится на входящих документах информации СМИ а также иной информации. Для этого процесса важны корректирующие и предупреждающие действия а также методы и средства контроля и анализа. В результате получаем исходящие документы электронные документы размещенные на ИОП информация размещенная в СМИ отчеты сметы и иные документы а также отчет анализа без которых процесс «Управления информацией» будет считаться не законченным. Это видно на рисунке 5.
Рисунок 4 – Описание окружения процесса «Управление информацией»
Рисунок 5 – Контекстная диаграмма А-0 процесса «Управление информацией»
Так же у этого процесса существуют такие процедуры как организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала управление документированной информацией создание учетной записи и электронного почтового ящика работника регистрация в системе электронного документооборота и создание электронной подписи руководителя техническая поддержка пользователей и т.д. На входе находятся входящие документы информация СМИ и также иная информация. Управление осуществляется с помощью методов и средств контроля и анализов корректирующих и предупреждающих действий системного анализа наблюдения и размещения а так же работников ФУ внешних организаций. В результате при взаимодействии всех элементов будут созданы исходящие документы информация размещенная в СМИ отчеты сметы и иные документы а также электронные документы. Наглядно эти процедуры показаны на рисунке 6.
Рисунок 6 – Диаграмма А0 процесса «Управление информацией»
2.2 Детализация процесса «Управление информацией»
Процесс «Управление информацией» заключает в себе несколько подпроцессов. Рассмотрим 2 подпроцесса на разных диаграммах.
Первый подпроцесс называется «Организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала» и включает в себя 8 функции получить заявку на размещение материалов или модернизацию рассмотреть дизайн если требуется изменение дизайна то разрабатываем новый дизайн иначе возвращаемся на пункт назад. И если уже не требуется то — утверждаем новый дизайн далее требуется рассмотреть получение новых функциональных возможностей если требуется обеспечение новых функциональных возможностей то занимаемся разработкой нового программного обеспечения и возвращаемся на пункт назад. Если уже не требуется то вводим в эксплуатацию новое программное обеспечение и размещаем материалы рисунок 7.
Рисунок 7 – Подпроцесс «Организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала» в нотации IDEF3.
Второй подпроцесс называется «Размещение информации в СМИ» и включает в себя также 6 функций формирование стратегии и тактики рекламы Финуниверситета в СМИ выявление потребности подразделений анализ медиа-рынка согласование условий размещения рекламно-информационных материалов утверждение медиа-плана реализация медиа-плана рисунок 8.
Рисунок 8 – Подпроцесс «Размещение информации в СМИ» в DFD.
2.3 Разработка дополнительных диаграмм процесса «Управление информацией»
Была разработана диаграмма Node Tree использующая традиционное дерево иерархий в котором верхний блок соответствует контекстной диаграмме а нижний – декомпозицию потомков. Далее была разработана FEO-диаграмма созданная чтобы разглядеть фрагменты модели нашего процесса а именно рассмотреть разные точки зрения а также позволит изучить функциональные детали. Это можно увидеть на рисунке 10.
Рисунок 9 – Диаграмма вида Note Free процесса «Управление информацией»

Рисунок 10 – Диаграмма вида FEO подпроцесса «Размещение информации в СМИ»
Также после разработки FEO-диаграммы был создан сценарий на основе диаграммы DFD «Организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала» для более точного и детального рассмотрения шагов действий этого подпроцесса рисунок 11.
Рисунок 11 – Диаграмма сценария 1 подпроцесса «Организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала»
Далее введя данные в словари ролей групп ролей и ресурсов была создана организационная диаграмма изображенная на рисунке 12. На этой диаграмме отображена иерархия процесса «Управление информацией» во главе с директором по ИТ. Ниже по структурной лестнице — подгруппы находящиеся под управлением директора по ИТ руководитель службы ИТ поддержки директор ЦП Руководитель СКП руководитель секретариата руководитель пресс-службы начальник УПСО начальник УИТИ начальник УИС начальник УДиА директор по ИТ. Организационная диаграмма создается для определения ролей состава и отношений участников бизнес-процесса. После создания организационной диаграммы я разработала диаграмму Swim Lane. Для ее разработки используется диаграмма IDEF3 и словарь ролей рис.13. Эта диаграмма показывает визуально разделенные линии внутри диаграммы процесса которые группируют действия по ролям элементам организации. Директор занимается получением заявки на размещение материалов или модернизацию начальник УИС занимается разработкой и вводом в эксплуатацию программного обеспечения руководитель СКП рассматривает вопрос «Требуется ли изменение дизайна» если требуется то он занимается разработкой нового дизайна а иначе сразу утверждением нового дизайна далее рассматривает вопрос «Требуется ли обеспечение новых функциональных возможностей» и если да то занимается разработкой и вводом в эксплуатацию нового программного обеспечения а иначе сразу размещением материалов.
Диаграмма Swimlane визуализирует действия которые выполняются особыми типами ресурсов ролей или элементами организации или которые связаны с особым местом.
Рисунок 12 – Организационная диаграмма процесса «Управление информацией»
Рисунок 13 – Диаграмма подпроцесса «Организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала» в нотации Swim Lane
3 Анализ и документирование процесса «Управление информацией»
3.1 Функционально-стоимостной анализ процесса
При функционально-стоимостном анализе процесса «Управление информацией» этот же процесс будет являться объектом анализа. Был выбран главный процесс так как он в совокупности является наиболее важным процессом для университета. Были введены названия и определения центров затрат затем в контекстном меню Costs внесены определенные стоимостные параметры. Далее сгенерирован отчет по результатам функционально-стоимостного анализа и был получена более точная картина затрат процесса. Ее можно увидеть в отчете который находится в приложении 2 . Отчет представлен в виде четырех столбцов названии процедур процесса расходы на процедуры центр затрат и стоимость центра затрат.
3.2 Анализ процесса на основе свойств определённых пользователем
Анализ процесса «Управление персоналом» был выбран на основе User Defined Properties UDP свойств определяемых пользователем. С помощью механизма AllFusion PM позволяет настроить сбор структуризацию и публикацию дополнительной существенной для организации информации. Эта дополнительная информация может быть «прикреплена» посредством механизма UDP к объектам модели работам стрелкам внешним ссылкам хранилищам данных и т.д. Отчет показан на рисунке 14.
Рисунок 14 – Отчет на основе UDP
3.3 Другие виды анализа процесса «Управление информацией»
Цель анализа совершенствование процесса.
Метод анализа SWOT-анализ с использованием анкетирования участников процесса.
Объект процесс «Управления информацией».
В данном примере для проведения анализа мне не потребуется графическое описание процесса. Мной должна быть разработана анкета. На основе результатов анкетирования персонала Финансового университета где происходит процесс «Управление информацией» я выявила сильные и слабые стороны процесса его возможности и угрозы ухудшения. Они показаны в таблице 1.
Таблица 1 – результат анкетирования персонала
Сильные стороны Слабые стороны Возможности Угрозы
Срок исполнения процесса постоянный. Низкое качество работы информационно-образовательного портала Сокращения сроков создания учетной записи и электронного почтового ящика работника. Снижение качества организации работы информационно-образовательного портала
Высокая степень автоматизации.
Клиенты не удовлетворены обслуживанием некоторых сотрудников Повышение квалификации сотрудников. Опасность проникновения вирусных программ
Систематическое обновление информации. Показатели результативности не характеризуют процесс в полном объеме. Улучшение качества обслуживания Опасность взлома электронных документов
Соблюдение требованиям настоящего стандарта. Унификация документов.
Качественность исполнения служб поддержки электронных порталов. Увеличение доли автоматизированных рабочих мест руководителей.
Полученные данные могут быть использованы Финансовым университетом для выявления и устранения причин низкой эффективности процесса «Управления информацией».
3.4 Разработка шаблона отчета по процессу «Управление информацией»
Шаблона отчета разрабатывается при помощи Report Template Builder включающую информацию о процессе «Управление информацией» рисунок 12. Сгенерированный отчет документа можно выполнить в форматах pdf txt html и др. В шаблон включу несколько разделов модель деятельность центр затрат роль группы и диаграммы. Результат сгенерированного отчета часть отчета по разработанному шаблону можно увидеть в приложении 3.
Report Builder позволяет однократно создать шаблон отчета который впоследствии может быть многократно использован предприятием. Такой подход может помочь предприятию поддерживать стандарты создания отчетов. Отчеты по созданному шаблону могут быть опубликованы внутри предприятия тем самым предоставляя доступ для необходимой документации всем заинтересованным в ней лицам.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Курсовая работа моделирование процесса «Управление информацией» в Финансовом университете выполнена с использованием инструментов визуального моделирования процесса автоматизированным способом и посвящена системному этапу проектирования информационной системы в системе «Управления информацией».
В моей курсовой работе были применены следующие методы исследования анализ описание формализация и обобщение.
В соответствии с поставленной целью мною в курсовой работе изучены и решены следующие задачи
• рассмотрены основные методы моделирования процесса
• рассмотрено обоснование методики моделирования процесса
• дано определение и визуализация нотации представления процесса
• представлен анализ процесса
• представлено определение вывода по сформированной модели.
В ходе курсовой работы были изучены объект исследования – Финансовый университет при правительстве РФ а так же предмет — моделирование процесса «Управление информации».
Было выяснено что все 9 процессов одинаково важны для реализации основного бизнес-процесса «Управления информацией».
Была выполнена цель моделирования — научиться создавать детализированную модель процесса «Управление информацией» Финуниверситета в программе AllFusion Process Modeler показывающую структуру и деятельность этого процесса которая будет обеспечивать организацию и осуществление основных действий этого процесса для улучшения функционирования управления и совершенствования производства.
Рассмотренные выше процедуры процесса «Управление информацией» с «погружением» в ее глубинные связи и структуры позволили нам рассмотреть этот процесс в полном объеме.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1 Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование внедрение управление. — М. Манн Иванов и Фербер 2013.— 512 с.
2 Репин В.В. Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М. Манн Иванов и Фербер 2013.— 544 с.
3 Точилкина Т.Е. Принципы создания информационных систем и моделирования бизнес-процессов с использованием пакета программ AllFusion Modeling Suite. Часть II. Моделирование данных и проектирование баз данных с ERwin Data Modeler. Учебное пособие. – М. изд. Академии бюджета и казначейства 2010. — 222 с.
4 Приказ 21380 О третьей редакции стандарта карты процесса СМК КП 5.5.31 «Управление информацией» [Электронный ресурс] от 17 декабря 2013. URL httpfa.ruuniversityregulationsDocLib11D09FD180D0B8D0BAD0B0D0B720E284962138-D0BE20D0BED1822017.12.201320D18120D0BFD180D0B8D0BBD0BED0B6D0B5D0BDD0B8D0B5D0BC.pdf Доступ из Единой правовой базы Финуниверситета Дата обращения 25.04.2015
5 Точилкина Т.Е. Создание организационной диаграммы в AllFusion Process Modeler ранее BPwin на основе импортируемых данных [Электронный ресурс] – 2005. – Режим доступа httpwww.interface.ruhome.aspartId=1129 дата обращения 25.04.2014
ПРИЛОЖЕНИЕ A
Бланк «Начало моделирования»
Определение цели моделирования
Таблица 2 — Список вопросов на которые должна отвечать модель «Управление информации».
Вопрос
1 Какие основные процедуры включает в себя процесс
2 С какой целью создан процесс
3 За что владелец процесса несет ответственность
4 Какие существуют действия в процессе
5 Что включает в себя подпроцесс «Организация работы информационно-образовательного портала и корпоративного портала»
6 Какие 6 функций включает в себя подпроцесс «Размещение информации в СМИ»
7 Какова последовательность прохождения этапов процесса
Цель
1 Почему моделируем – Научиться создавать детализированную модель процесса «Управление информацией» Финуниверситета в программе AllFusion Process Modeler.
2 Что будет показывать модель – Структуру и деятельность процесса
3 Для чего будет использоваться – Для улучшения функционирования управления и совершенствования производства обеспечения организации и осуществления основных действий этого процесса.
Цель Научиться создавать детализированную модель процесса «Управление информацией» Финуниверситета в программе AllFusion Process Modeler показывающую структуру и деятельность этого процесса которая будет обеспечивать организацию и осуществление основных действий этого процесса для улучшения функционирования управления и совершенствования производства.
Определение точки зрения
Претенденты
1 Директор по ИТ
2 Начальник УИТИ
3 Начальник УДиА
4 Начальник УПСО
5 Руководитель секретариата.
Точка зрения Директор по информационным технологиям.
Определение субъекта моделирования
Субъект процесс «Управление информации» в Финансовом университете. В этот процесс входят такие составляющие как управление документированной информацией организация функционирования информационно-образовательного портала и корпоративного портала создание учетной записи и электронного почтового ящика работника регистрация в системе электронного документооборота и создание электронной подписи руководителя техническая поддержка пользователей размещение презентации в аудитории и доступ к системам динамического проецирования СДП размещение информации в СМИ организация и участие в выставках анализ результативности функционирования процесса.
Составление списков данных и функций.
Таблица 3 — Данные и функции процесса
Данные объекты Функции
Работники службы ИТ поддержки Создание учетной записи электронного почтового ящика работника
Персонал Размещение презентаций в аудитории и доступ к системам динамического проецирования
Работники ФУ Управление документированной информацией
Работники отдела технической поддержки Техническая поддержка пользователя
Работники центра поддержки Регистрация в системе электронного документооборота и создание корпоративной электронной подписи руководителя
Руководитель Организация работы информационно-образовательного и корпоративного портала
Составление словаря терминов и сокращений
Таблица 4 — Словарь сокращений и терминов используемых в выбранном бизнес-процессе
Термин Расшифровка
1 ФУ Финансовый университет
2 ИТ Информационные технологии
3 УИТИ Управление информационно-технологической инфраструктурой
4 УПСО Управление по связям с общественностью
5 УДиА Управление делопроизводством из архива
7 СМИ Средства массовой информации
8 ЦП Центр поддержки
9 УИС Управление информационных систем
10 СКП Служба корпоративного портала
ПРИЛОЖЕНИЕ B
Отчёт по функционально-стоимостному анализу